Das Problem ist bekannt: Dokumente wie zum Beispiel Screendesigns, Videos, PDFs werden durch das Projektteam geprüft mit der Bitte um Feedback. Zurück kommt häufig eine geballte, unstrukturierte E-Mail-Lawine, die man verinnerlichen bzw. dokumentieren muss. Häufig gibt es noch Rückfragen, welche sich auf die Präzisierung der Feedbacks beziehen … und dann geht die E-Mail-Schlacht erst richtig los.
Abhilfe soll hier die deutsche Cloud-Lösung Filestage leisten. Mit Filestage können verschiedenste Dokumenttypen kommentiert (“gereviewt”) werden.
Simples, aber gutes Benutzerinterface: Ansicht der Dateien innerhalb eines Projektes.
Die wichtigsten Funktionen sind:
- Einfaches, intuitives Kommentieren von Dateien:
- Auf Bilder können per Klick Marker gesetzt werden, die direkt mit Kommentaren versehen werden können.
- Videos können ganz normal abgespielt werden. Wird ins Video geklickt, stoppt dieses und der Kommentar kann eingetragen werden.
- Audiofiles werden abgespielt und an der Stelle wo man etwas kommentieren will, kann ein entsprechender Kommentarbutton ausgelöst werden.
- PDFs können aktuell (Juni 2016) noch nicht kommentiert werden. Gemäss Filestage wird diese Funktion aber per Juli 2016 integriert sein.
- Auf einzelne Kommentare kann geantwortet bzw. diese können als “Erledigt” ausgecheckt werden
- Bearbeitungsstatus (Approval-Workflow) zu einzelnen Dokumenten kann definiert werden
- Es können verschiedene Versionen eines Dokumentes kommentiert werden
- Automatische Benachrichtungen (Notifications) bei neuen Kommentaren bzw. Statusänderungen
- Einfaches Einladungsmanagement für Teammitglieder oder Reviewer
- Teammitglieder: Benötigen eigenes Login – haben ein individuelles Dashboard, können Projekte erstellen, Dateien hochladen, Leute für Reviews einladen.
- Reviewer: Werden ausschliesslich zum Einholen eines Feedbacks eingeladen. Dazu muss sich der Reviewer nicht registrieren. Es wird ein Review-Link generiert.
- Service ist lauffähig auf Desktops, Tablets und Smartphones
- Als Agentur kann Filestage individuell gebrandet werden
Weitere Eigenschaften:
- Deutscher Dienst der Daten mit AES 256Bit verschlüsselt überträgt
- Browserbasierte Applikation – keine zusätzlichen Installationen notwendig
Ausblick – Die Weiterentwicklung von Filestage
- Zur Zeit arbeitet Filestage an einer API/Schnittstelle über die sich Filestage dann mit anderen Tools, wie Google Drive, Dropbox, Slack, Zapier und Trello verbinden lassen wird. Der Release ist für September geplant.
- Weiter steckt in der “Entwicklungspipeline” die Idee zum Website-Review. Mit dieser Funktion würde sich jede beliebige Website “reviewen” lassen.
Fazit
Filestage ist ein einfacher aber absolut zweckmässiger Dienst, der einem viel Arbeit abnehmen kann und vor allem die Kommunikation innerhalb des Projektteams, aber auch mit externen Stakeholdern wesentlich vereinfacht. Eigentlich bietet der Cloud-Service keinerlei aussergewöhnlichen Wow-Funktionen. Dies ist aber keineswegs negativ auszulegen – im Gegenteil, Filestage konzentriert sich auf seine Kernaufgabe: Das Reviewen von Dateien.
Mit Filestage können einfach Kommentare zu Dateien hinzugefügt werden.
Das dezentrale Arbeiten hat soweit bestens geklappt. Die dabei angebotenen, dateibasierten Kommunikationsmöglichkeiten sind sehr hilfreich. Sicherlich interessant sind die Versionierungsfunktionen und die Möglichkeit Feedbacks je Datei zu exportieren – wobei an dieser Stelle nicht nachvollziehbar ist, wieso nur die Kommentare, aber keine Screens mit den Markierungen exportiert werden.
Wirklich vorbildlich gelöst ist die Benutzeroberfläche bzw. das Interaktionsdesign. Mit Filestage kann direkt produktiv gearbeitet werden. Bei Fragen bzw. Problemstellungen können die umfassenden FAQ’s eingesehen werden. Hilfreich sind auch die immer wieder angebotenen Kurzvideos.
Natürlich ist nichts gratis im Leben. Filestage finanziert sich über monatliche Gebühren, die je nach Laufzeit variieren (Non-Profit-Organisationen erhalten Rabatt). Die Abos sind insofern flexibel, als dass sie nach Ablauf der jeweiligen Periode gekündigt werden können. Unentschlossene, oder solche die den Dienst testen wollen können Filestage einen Monat lang kostenlos testen – oder vom “Free Plan” (begrenzt auf 200MB Speicherplatz und 2 parallele Dateiabnahmen) profitieren.
Für mich ist klar: Bei nächster Gelegenheit, werde ich Filestage produktiv einsetzen!
Weitere Infos zu Filestage:
- Video Sneek Peak: https://app.filestage.io/#!/share/7074680b2874445fae4a0c514864441b
- Video Walkthrough: https://app.filestage.io/#!/share/2d279a4395ca49309208fa1d97c04b5f
